Kayıtlı Elektronik Posta – Özgür Benli
KEP Nedir?
İnternetin yaygınlaşmasıyla beraber, standart elektronik posta (SEP), her türlü bilgi ve belgenin kolaylıkla iletilmesi ve düşük maliyetli olması nedeniyle günümüz dünyasında en yoğun kullanılan iletişim araçlarından biri haline gelmiştir. Ancak, SEP temelinde güvenlik açısından bazı sorunlar barındırmaktadır. Bunlardan ilki, gönderici ve alıcının gerçekten o kişi olup olmadığının kesin olarak tespit edilememesidir. İkincisi, gönderilen iletilerin gönderim zamanlarının garanti altına alınamaması ve değiştirilebilir olmasıdır. Üçüncüsü ise, gönderilen içeriklerin yolda değişebiliyor olmasıdır. Alınan içeriğin, gerçekten gönderilen içerik olup olmadığından emin olunamıyor. Dolayısıyla standart elektronik posta, dünyanın hiç bir yerinde yüzde yüz yasal geçerli ve güvenilir bir haberleşme yolu olarak kabul edilmemektedir. Bu nedenle, kayıtlı elektronik posta (KEP) ihtiyaç olarak ortaya çıkmıştır.
KEP, bir elektronik postanın gönderen ve alan taraflarının gerçekten kim olduğunun bilinmesini sağlamaktadır. Kayıtlı olarak nitelenmesinin sebebi de budur. KEP, alıcıya iletim zamanını, gönderilen iletinin içeriğinin yoldayken veya daha sonradan değiştirilmediğinin kesin olarak tespit edilmesini ve inkâr edilmesini önlemekte ve bu süreçle ilgili senet hükmünde yasal geçerli kesin delilleri sağlamaktadır. Gönderilerin içerikleri KEPHS tarafından okunamamakta, kopyalanamamakta ve saklanamamaktadır.
KEP Kullanım Alanları
Kayıtlı Elektronik Posta(KEP), aşağıdaki kullanım alanları ile iş ve özel hayatınızda bireyler ve kurumlarla yapacağınız tüm yazışmaların yanı sıra, belge gönderimi ve alımlarında da güven, hız, zaman tasarrufu, kullanım ve takip kolaylığı sağlamaktadır.
KEP’i kullanabileceğiniz alanlardan bazıları
- Tebligat gönderimi / alımı
- Ekstre gönderimi / alımı
- Talimat gönderimi / alımı
- Ödeme emri gönderimi / alımı
- Bildirim gönderimi / alımı
- İhtar, ihbar gönderimi / alımı
- Mutabakat, sözleşme gönderimi / alımı
- Fatura gönderimi / alımı
- Beyanname gönderimi / alımı
- Bildirge gönderimi / alımı
- Teklif, sipariş, sipariş onayı gönderimi / alımı
- Başvuru İşlemleri
- Dilekçe gönderimleri /alımı
- Duyuru ve çağrıların yapılması
- İştirak taahhütnamesi gönderimi /alımı
- Sözleşme gönderimi /alımı
- Müşteri Şikâyetlerinin Bildirilmesi /alınması
- Özgeçmiş gönderimi/alımı
Avantajları Nelerdir ?
KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı, kurumlar ve şahıslar arasında elektronik posta ile gönderilip alınabilecek, başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, bildirim, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilmektedir. Kurum içi ve kurumlararası yazışmalar, kamu kurumları ile özel sektör, kuruluşlar, vatandaşlar (gerçek ve tüzel kişiler) arasındaki her türlü yasal bildirim yapılması, belge gönderilmesi, elektronik fatura gönderilmesi, banka yatırım/kredi/kredi kartı hesap ekstreleri, online alışveriş siparişleri ve diğer her nevi sipariş gönderilmesi/alınması, dilekçe, başvurular, sözleşmeler, ihale teklifleri gibi sayısız alanda kullanılabilmektedir. Kağıt, arşiv, postalama ve işlem maliyetlerinin düşürülmesi ve zaman kayıplarının azaltılmasıyla bürokrasinin daha etkin işlemesine, resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılmasına, ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesine ve çevrenin korunmasına yüksek oranda katkı sağlamaktadır.
Bir KEP Hesabını Birden Fazla Kişi Kullanabilir mi ?
KEP hesapları bireysel kullanıcılar için tek bir kişiye aittir. Kurumsal hesaplar için, başvuru sırasında veya daha sonradan birden çok işlem yetkilisi atanabilir.
KEP Saklama Alanım Dolduğunda Ne Olacak ?
TÜRKKEP her bir KEP hesabı için kullanıcılara en az 100 (yüz) MB (megabayt) posta kutusu alanı sağlar. TÜRKKEP’in ilave posta kutusu alanı ve daha fazla gönderi büyüklükleri için belirlediği ücretler mevcuttur. Depolama alanı dolduğunda KEPHS, ilgili KEP hesabından orjinal ileti gönderilmesini engelleyebilir ancak ileti alınmasını engelleyemez.
KEP Hesabımdaki Gönderinin Boyutu En Fazla Ne Kadar Olmalı ?
TÜRKKEP tüm kullanıcılarına, ekleriyle birlikte toplam büyüklüğü 10 (on) MB (megabayt)’ın altındaki orijinal KEP iletilerinin iletilmesini (gönderilmesini ve/veya alınmasını) garanti eder. TÜRKKEP gerçek ve tüzel kişi KEP hesap sahipleri, posta kutuları için daha fazla gönderi büyüklüklerine ihtiyaç duyulduğunda, TÜRKKEP’ten belirlenen ek ücretler dahilinde temin edebilir.
KEP Hesabımı Başkansına Devredebilir Miyim ?
KEP hesapları devredilemez.
KEP İle Hangi Formatlarda Dosya Gönderebilirim ?
KEP iletinin ekinde ve içinde her türlü veri/dosya formatı gönderilebilir. KEPHS KEP gönderilerin içeriği ve formatıyla ilgilenmez, sadece virus taraması yapar ve eğer virüslü bir iletiyse gönderimini engeller.
E Tebligat Nedir ?
Bilişim sistemleri vasıtasıyla muhatabın elektronik tebligat adresine iletilmek üzere, tebligatı çıkaran merci tarafından tebligatın gönderilmesini ve bu iletinin muhataba elektronik ortamda delillendirilerek tesliminin sağlanması hizmetini ifade eder.
KEP Kullanma Zorunluluğu Var Mıdır ?
19 Ocak 2011 tarih ve 27820 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Tebligat Kanunu ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun” ile yapıldı. Bu Kanunla Tebligat Kanunu’na eklenen “Elektronik Tebligat” başlıklı 7/a maddesine göre, Tebligata elverişli bir elektronik adres vererek bu adrese tebligat yapılmasını isteyen kişiye, elektronik yolla tebligat yapılabileceği düzenlenirken, anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu tutuldu. Diğer tüzel ve gerçek kişilerde isteğe bağlıdır.
Özgür Benli – Avea Hukuk İşleri Direktörlüğü Bilgi ve Belge Yönetim Sorumlusu