Tıp ve Eczacılık Alanında Bilgi ve Belge Yöneticisinin Temel Görevleri

Tıp ve Eczacılık Alanında Bilgi ve Belge Yöneticisinin Temel Görevleri – Özgür Benli

Tıp ve Eczacılık Alanında Bilgi ve Belge Yöneticisinin Temel Görevleri

• Organizasyonun bilgi ihtiyacını analiz etmek ve bu ihtiyacı karşılamak için enformasyon planı geliştirmek, 

•  Bilgi ve Belge  işlemlerini yürütmek için bir sistem tasarlamak, 

• Organizasyon içinde  dosyalama sistemi geliştirmek, 

• Organizasyon içinde üretilen ve depolanan bilginin kontrolünü üstlenmek, 

• Organizasyon içinde yeni enformasyon teknolojilerini de içeren, belgelerin dağıtım ve depolanması için politikalar geliştirmek, 

• Bilginin kontrol ve erişimi için veri tabanları yaratmak ve sürdürmek, 

• Politika ve yasal gerekliliklere göre belgeleri saklamak /ayıklamayı sağlamak /tutmak için süreleri belirlemek ve bunun için saklama planları geliştirmek, 

Bilgi ve Belge Yönetimi Nedir?

Yeni ortaya çıkan bir disiplin olan bilgi yönetimi,

• Kurumsal karar vermeyi desteklemek, 

• Verimliliği artırmak, 

• İş ve çalışan performansını hızlandırmak küresel rekabet ortamına uyum sağlamak için gerekli olan her türlü bilginin,
  

–      bilgi ve iletişim teknolojileri (bilgisayar ve bilgi ağları) kullanımı ile üretilmesi, derlenmesi, organizasyonu, işlenmesi, depolanması, erişilmesi ve paylaşılmasını sağlar. 

• Çalışanların zihninde işle ve örgütle ilgili örtük durumda bulunan bilginin açığa çıkartılarak dolaşımını ve örgüt içerisinde kullanılmasını gerçekleştirme sürecidir. 
  
• Kurumun amaç ve hedeflerine ulaşması gerekli teknolojik ve sosyal, bilgi-iletişim altyapısının oluşturulması ile ilgilenir. 

Bilgi yönetimi, herhangi bir örgütün sahip oldugu bilgilerin örgüt içerisinde paylaşılmasını destekleyerek politikalar, planlar, stratejiler ve sistemler oluşturan disiplinler arası bir bilim dalıdır. 

Bu bilim dalının örgütlerdeki uygulamasını bilgi yöneticisi gerçekleştirir. 

Dünya’da Tıp ve Eczacılık alanında Bilgi ve Belge Yönetimi’nde Değişimi Tetikleyen Unsurlar 

Geniş bir çerçevede düşünüldüğünde pek çok farklı unsurun belgelere yönelik çalışmaları etkilediğini, dolayısıyla bilgi ve belge yönetimi uygulamalarına  yön verebildiğini söylemek mümkündür. 

Değişimi tetikleyen unsurlar 4 ana başlık altında gruplandırılabilinir: 

—  Küreselleşmenin Hız Kazanması: Avrupa Birliği, Kuzey Amerika’da NAFTA ve GATT gibi serbest ticarete dayalı örgütler küreselleşmeye hız kazandırmıştır. Kurumsal yapıların ve paralel olarak iş koşullarının giderek küreselleşmesi, belge yönetimi alanında ortak yaklaşımların ve projelerin geliştirilmesini de gerekli kılmış ve  “uluslararası belge yönetimi” kavramı doğmuştur.

—  Belge Yönetim Alanında Rehberler ve Standartların Geliştirilmesi: Belge yönetim programlarının uygulanmasına yönelik, genel geçerliliğe sahip rehberler ve standartların sayısı gün geçtikçe artmaktadır.

—  Uluslararası Düzenlemeler: Avrupa Birliği, Birleşmiş Milletler ya da Dünya Ticaret Örgütü türü oluşumların kabul ettiği yasal düzenlemeler, pek çok alanda uluslararası yükümlülükleri beraberinde getirmektedir. Bundan ötürü belge yönetimi alanında çalışmalar yürüten kişilerin, yerel düzenlemelerle birlikte uluslararası düzenlemeleri göz ardı etmesi mümkün görülmemektedir.

—  Küresel Enformasyon Kaynağı Olarak İnternet: İnternet, küçük ölçekli organizasyonların dahi küresel olarak tanınması, elektronik ortamda ticari ilişkilerini geliştirmesi için inanılmaz olanaklar sunmaktadır.

—  Küresel İş ve Teknoloji Çözümleri: Gerek kâğıt üzerindeki doküman ve belgelerin bilgisayar ortamına aktarılması ve hizmete sunulması, gerekse elektronik ortamda resmi niteliğe sahip belgelerin üretimi, düzenlemesi, saklaması ve ayıklanması işlemlerine yönelik programlara duyulan gereksinim, önemli bir pazarın oluşmasına yol açmıştır. 

Bilgi Yönetimi Sürecinde  Bilgi Yönetim  Araçları

BY süreci dört temel adımdan meydana gelmektedir. Bunlar;

—  – Bilgi boşluğunu saptamak,

—  – Bilgi geliştirmek yada satın almak,

—  – Bilgiyi paylaşmak,

—  – Bilgiyi değerlemek

olarak sıralanabilir. Bu süreç uygulamada yerine getirilirken işletmelerde bazı araçlar kullanılmaktadır. Bu araçlar bilginin geliştirilmesi için geçerli olabilecek dört farklı durum için aşağıdaki tabloda  verilmiştir. 

Birleşmiş Milletler  Çerçevesinde Geliştirilen  Bilgi ve Belge Yönetimi Konulu Yasal Düzenlemeler 

Günümüze değin belge yönetimi alanını doğrudan etkileyen küresel düzenlemelerin önemli bir bölümü Birleşmiş Milletler tarafından çıkartılmıştır.

—  Küresel e-ticaretin gelişimi karşısında Birleşmiş Milletler 1996 yılında Uluslararası Ticaret Komisyonunu(United Nations Commission on International Trade Law) kurmuştur.

—   Komisyon, sayısal ortamlarda yer alan belgelerin korunmasına yönelik ilk uluslararası düzenlemeyi hazırlamış ve 1998 yılında yayımlamıştır.

—  Birleşik Elektronik Delil Yasası (Uniform Electronic Evidence Act) olarak bilinen düzenleme, ABD dâhil olmak üzere pek çok ülke tarafından uyarlanmıştır.

—  Düzenleme genel olarak belgelerin özgünlüğü, güvenilirliği ve kanıt niteliğini elektronik ortamda tanımlamaya yönelmektedir.

—  Yine Birleşmiş Milletler Uluslararası Ticaret Komisyonu (UN Commission on International Trade)tarafından 1996 yılında geliştirilen bir diğer düzenleme, Birleşmiş Milletler Elektronik Ticaret Model Yasasıdır (United Nations Model Law on Electronic Commerce).

—  Bu yasa, e-ticaretin giderek yaygınlaşması üzerine, üye ülkelerin kendi aralarında ya da ulusal düzeyde gerçekleştirdikleri ticari iş ve işlemlerde uygulanacak yasal koşulları belirlemek amacıyla geliştirilmiştir.

—  Genel olarak kâğıda dayalı ortamların yerini alan elektronik ortamdaki ticari ilişkileri tanımlayan yasal düzenleme, ülkelerin kendi e-ticaret yasalarını çıkarmalarına model olmayı amaçlamıştır.

Küresel Uyum Sürecinde Bilgi ve  Belge Yönetimi Alanında Yasal Düzenlemeler 

—  Teknolojik gelişmelerle birlikte küresel  ortaklıklar kurumları, bölgeleri ve ülkeleri birlikte hareket etme noktasında benzer düzenlemeler yapmaya itmektedir.

—  Birbirleriyle iletişim halinde olan farklı yapıdaki örgütler, kurumsal iletişim ve doğrulama eylemlerinin resmi yönünü oluşturan belgelerin yönetimi konusunda daha sade, anlaşılır ve ortak bir dile gereksinim duymaktadırlar.

—  Örneğin Avrupa Birliği müktesebatı çerçevesinde çıkarılan yasal düzenlemeler, eşgüdümlü uygulamaları ve ortak bir dili geliştirmeyi amaçlamaktadır.

—  AB özellikle 90’lı yıllarla birlikte belge iletişimi ve belge işlemlerinde standartlaşmayı sağlamak üzere bir dizi talimat yayımlamıştır. Bu talimatlar belge iletişimi, koruma ve saklama çalışmalarında uyulması gererken ilkeleri ortaya koymuştur.

—  Kurumsal işlemlerin resmi yüzünü ortaya koyan belgelere dönük etkin düzenlemeler geliştirememek önemli sorunlara da yol açabilmektedir.

—  Örneğin ABD’de Enron Skandalı soruşturmasındaki en ağır cezalardan birinin nedeni olarak kayıtların yasal saklanma dönemlerinden önce imha edilmesi göstermektedir.

Gelişen Koşulların Türkiye’de Belge ve Arşiv Uygulamalarına Yansımaları

—  Genel bir çerçeve olarak ülkemizde kamu kuruluşlarının elinde bulunan belge ve arşiv kaynaklarının yönetimine dönük yasal düzenlemeler, 3473 sayılı Kanun ile Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliktir. 

—  Ancak değişen koşullarda çağın gereksinimlerine uygun olarak, ülkemizde belge ve arşiv çalışmalarını doğrudan etkileyen çeşitli düzenlemeler gerçekleştirilmiştir. Bu düzenlemeler aşağıda başlıklar halinde verilmektedir.

—  Ayıklama ve İmha İşlemlerine yönelik Başbakanlık Genelgesi,1998

—  Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik, 2001

—  Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 2003

—  Elektronik İmza Kanunu, 2004

—  Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 2004

—  Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, 2004

—  Standart Dosya Planı İle İlgili Başbakanlık Genelgesi, 2005

Sanayi  ve Bilgi Toplumu Karşılaştırması

Özgür Benli – Avea Hukuk İşleri Direktörlüğü Bilgi ve Belge Yönetim Sorumlusu